360° CONTENU COMMANDITÉ
Les organismes à but non lucratif doivent gérer une multitude de tâches liées aux ressources humaines avec peu ou pas de soutien, ce qui les soumet à beaucoup de pression. Concevoir de nouvelles méthodes de travail à distance, gérer les questions de conformité juridique, et plus encore, les défis en matière de RH n’ont jamais été aussi grands!
Or, la plupart des organisations ne disposent pas d’un département de RH ou n’ont pas accès à l’information et aux ressources nécessaires pour s’acquitter de ces fonctions.
Si votre OBNL manque de personnel ou peine à répondre aux demandes toujours plus nombreuses, la technologie RH peut soulager une grande partie de la pression, et même améliorer le fonctionnement global de votre organisation.
Voici sept raisons pour lesquelles votre OBNL devrait investir dans la technologie RH.
1. Accès sécurisé et centralisé aux données
Les OBNL qui n’utilisent pas un logiciel RH finissent généralement par stocker de l’information sensible ou confidentielle dans plusieurs endroits non sécurisés. Les données sont sauvegardées dans des dossiers informatiques ou des comptes de messagerie sous différents formats et elles comprennent souvent des renseignements périmés ou invalides.
Il devient alors difficile de récupérer et de mettre à jour les dossiers du personnel et les documents financiers ainsi sauvegardés, et l’organisation s’expose en plus à des risques de perte, de vol ou de corruption de données essentielles.
Un logiciel RH pour OBNL peut résoudre ce problème, car il vous procure une base de données centrale où stocker les documents du personnel. Vous pouvez restreindre l’accès aux membres du personnel aux documents spécifiques dont ils ont besoin, garantissant ainsi que l’information confidentielle demeure confidentielle!
2. Contrôle accru pour le personnel
La plupart des logiciels RH pour les OBNL comprennent un portail libre-service pour le personnel où les gestionnaires et les employé.e.s peuvent ouvrir une session pour demander des congés, mettre à jour leurs renseignements personnels et enregistrer des évaluations du rendement.
La gestion manuelle de tout cela nécessite beaucoup d’échanges avec les membres du personnel et de multiples feuilles de calcul pour assurer le suivi, ce qui peut souvent mener à des erreurs.
L’utilisation d’un logiciel RH pour OBNL qui permet aux membres du personnel de s’occuper eux-mêmes de tâches administratives mineures réduit le risque d’erreurs et libère du temps pour les responsables des RH.
3. Gestion fluide des congés de maladie et des vacances du personnel
En plus de donner plus de contrôle aux membres du personnel, un logiciel RH pour OBNL doté d’une fonction de suivi automatique des congés vous fait gagner du temps et réduit le risque d’erreurs. Des erreurs ou des oublis peuvent survenir lorsqu’on enregistre manuellement les congés de maladie et les vacances dans des feuilles de calcul, et votre équipe de RH peut avoir à suivre d’interminables chaînes de courriels. Il faut aussi plus de temps pour obtenir toutes les approbations nécessaires manuellement et il se peut que les changements aux congés restants ne soient pas toujours calculés avec précision.
Un logiciel RH permet aux membres du personnel de demander des congés dans le système et aux gestionnaires d’approuver rapidement les congés, lesquels sont automatiquement déduits du nombre de congés restants des personnes concernées.
Les responsables des RH et les autres membres du personnel peuvent voir toutes les demandes de congés et les approbations d’un seul coup d’œil sur un calendrier commun, ce qui facilite la planification d’événements ou de réunions puisqu’on n’a plus à faire un suivi auprès de chaque personne individuellement.
4. Simplification du processus d’intégration du personnel et des bénévoles
L’intégration est la première étape vers un taux élevé de maintien en poste du personnel. Vous devez donc faire en sorte que, à la fin du processus, les gens soient ravis de faire partie de votre organisation.
Un logiciel RH peut aider à simplifier le processus d’intégration et à s’assurer qu’il est bien structuré et qu’il répond aux questions des gens, en plus de vous faire gagner du temps!
Le processus d’intégration est souvent difficile pour les petits OBNL, en particulier lorsqu’ils accueillent plusieurs nouveaux membres du personnel et bénévoles dans un court laps de temps.
Avec un logiciel RH pour OBNL, vous pouvez créer des listes de contrôle automatiques qui garantissent que les bonnes étapes sont suivies pour intégrer chaque nouveau.velle employé.e et bénévole et que l’ensemble du processus d’intégration se déroule en douceur.
5. Meilleure connaissance du rendement de votre personnel
Les OBNL doivent parfois rendre compte de l’efficacité de l’organisation et du rendement du personnel auprès de diverses parties prenantes, ainsi que lors de l’évaluation du rendement des équipes dans le cadre des évaluations annuelles.
Les petites organisations qui ne disposent pas d’une solution RH efficace ont souvent du mal à consolider les données de plusieurs feuilles de calcul et passent des jours à créer des graphiques et des visualisations à partir de rien.
Avec un logiciel RH, toute l’information sur le personnel est stockée dans un seul système. Il est ainsi plus facile de comprendre les tendances et de visualiser les données à l’aide de tableaux de bord évolutifs et de rapports automatisés.
Les logiciels RH à l’intention des OBNL comprennent également des fonctions de gestion des tâches qui vous permettent de voir la charge de travail actuelle de vos équipes et les projets en cours, de gérer les échéanciers et les produits livrables, et de programmer des rappels pour les mises à jour des projets.
En ayant, en un clic, un portrait clair du rendement de votre personnel, vous pourrez produire des rapports exacts et prendre des décisions plus rapidement et en meilleure connaissance de cause.
6. Simplification de la préparation des horaires
La préparation des horaires est un grand défi pour de nombreux OBNL. Si vous avez un grand nombre de bénévoles à gérer ou du personnel constamment occupé par de multiples projets ou engagements, il peut être très difficile de planifier des réunions ou des événements.
La personne qui organise peut avoir à vérifier plusieurs fois la disponibilité de divers membres du personnel si les dates et les heures changent constamment. Si vous ajoutez à cela des bénévoles, la tâche peut devenir très ardue!
Avec un logiciel RH pour OBNL, vous pouvez voir d’un seul coup d’œil le calendrier de chaque personne, incluant les journées de congé ainsi que les réunions et les autres événements importants qui sont prévus, ce qui facilite grandement la planification. Il est également possible d’aviser les bénévoles par l’entremise de la plateforme, de sorte que tout le monde reste informé, sans grand effort supplémentaire de votre part.
7. Augmentation de la productivité et de l’efficacité de votre équipe de RH
Savez-vous combien de temps votre équipe de RH passe à transférer des données d’un système à un autre? Sans logiciel RH, c’est probablement beaucoup.
Non seulement les outils RH réduisent-ils la nécessité de saisir des données manuellement, ils peuvent aussi contribuer à accroître la productivité globale de votre équipe puisque :
- Les membres du personnel ont plus facilement accès aux documents et aux politiques;
- Les rappels concernant les principaux événements et les étapes importantes, comme les évaluations du rendement et les congés, sont envoyés automatiquement;
- L’intégration à vos logiciels existants élimine le va-et-vient entre différentes plateformes et différents produits;
- La gestion des tâches est améliorée grâce au suivi des échéances et des flux de travail.
Si vous avez une petite équipe, les outils RH peuvent vraiment aider à augmenter la productivité et à libérer du temps si précieux!
Choisir le bon logiciel RH pour OBNL pour votre organisation
Un logiciel RH pour OBNL peut améliorer considérablement votre efficacité et faciliter grandement la gestion des tâches administratives. Cependant, comme il existe une grande variété de solutions logicielles pour les OBNL actuellement, il est important de choisir le produit qui répond à vos besoins.
Si vous êtes un petit OBNL dont l’équipe de RH compte une seule personne, il ne sera pas avantageux pour vous de tenter d’intégrer un logiciel très complexe qui nécessite des heures de formation et comprend des fonctions avancées dont vous n’avez pas besoin. Vous risquez à terme de l’abandonner.
Par conséquent, avant de choisir un logiciel RH pour votre OBNL, posez-vous les questions suivantes :
- Pouvons-nous produire facilement des rapports?
- Le logiciel nous fait-il gagner du temps?
- Le système propose-t-il une technologie infonuagique?
- Le logiciel réduit-il la saisie manuelle des données?
- Une longue formation sera-t-elle nécessaire pour les nouveaux.velles membres du personnel?
- Le système comprend-il un portail libre-service pour le personnel?
- Des fonctionnalités plus avancées peuvent-elles être ajoutées au logiciel ultérieurement?
- Le logiciel s’intègre-t-il à nos plateformes existantes?
Les possibilités d’automatisation des processus permettent toujours de réduire les coûts, mais il vous faut un logiciel qui soutiendra également votre équipe afin d’accroître les capacités au travail, de rehausser l’engagement du personnel et de générer une plus grande valeur.
Pour d’autres ressources RH à l’intention des OBNL, visitez le site Intervalles RH.
Nos auteurs et autrices invité.e.s s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada
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