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Six étapes pour évaluer la force de vos processus organisationnels

Six étapes pour évaluer la force de vos processus organisationnels

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Guide étape par étape pour utiliser les normes d’Imagine Canada accessibles au public pour vous aider à stabiliser votre organisation

En tant que consultants, nous travaillons avec des organismes de bienfaisance et des entreprises pour concevoir des plans d’amélioration organisationnelle. Lors d’une récente collaboration avec un organisme sans but lucratif, nous avons compris que pour renforcer la pérennité de l’organisation, il fallait se concentrer sur sa structure et sur le processus décisionnel. Après avoir établi que la gouvernance était le domaine à cibler, nous avons décidé d’examiner les normes du programme d’agrément d’Imagine Canada portant sur ce domaine. L’exercice s’est révélé très efficace et très utile, et il a permis à l’organisme de s’épargner des mois de travail.

Le Programme de normes propose un ensemble de 73 normes communes aux organismes de bienfaisance et sans but lucratif du Canada, lesquelles ont été conçues pour renforcer les capacités des organismes dans cinq domaines :

  • Gouvernance du conseil d’administration (24)
  • Responsabilité financière et transparence (13)
  • Collecte de fonds (14)
  • Gestion du personnel (13)
  • Participation des bénévoles (9)

Tout organisme, agréé ou non, peut utiliser ces normes accessibles au public pour renforcer des domaines qu’il juge importants. Si votre organisme n’est pas prêt à entamer le processus d’agrément, mais souhaite améliorer ses pratiques opérationnelles, le présent guide d’autoévaluation s’adresse à vous.
 

Utiliser certaines des normes, étape par étape

Étape 1 : Choisir un des cinq domaines qui soutient vos priorités actuelles

Sélectionnez le domaine qui fournit orientation et conseils pour l’atteinte de votre plus grande priorité ou pour la plus grande possibilité d’amélioration. Vous pouvez télécharger le guide du Programme de normes ici. Dans l’exemple mentionné précédemment, nous nous sommes penchés sur la gouvernance.

Étape 2 : Se préparer à une autoévaluation

Nous avons créé un tableau qui comprend les trois rubriques suivantes : Norme et données probantes, Norme respectée (Oui/Non) et Commentaires.

Voici un exemple :

 
Norme et données probantes
 
Norme respectée (Oui/Non) Commentaires

Gouvernance
A1. L’organisme a un énoncé de mission qui est approuvé et révisé par le conseil d’administration au moins tous les cinq ans pour évaluer sa pertinence à long terme.

  • Processus utilisé par le conseil d’administration pour réviser l’énoncé de mission
  • Date de la dernière révision de l’énoncé de mission par le conseil d’administration
     
Oui Exemple :
 

Énoncé de mission examiné et révisé chaque année pendant la planification stratégique
 
Le secrétaire du conseil d’administration a confirmé que le dernier examen a eu lieu le 27 avril 2020.
Répéter pour chacune des normes dans le domaine choisi
 
   

Les normes comprennent une synthèse de l’énoncé et une description claire de la manière dont la mission se réalise concrètement. Tous les organismes peuvent utiliser les normes, sans frais, pour améliorer et surveiller leurs pratiques.
 

Étape 3 : Effectuer l’autoévaluation

Dans notre exemple, c’est le dirigeant de l’organisme qui a effectué l’autoévaluation. Le processus ne prend pas beaucoup de temps et peut être réalisé par une seule personne, car la consultation se déroule par la suite.
Un des principaux résultats de cette étape est une autoévaluation de base provisoire.

Étape 4 : Demander des commentaires

Examinez les résultats de l’autoévaluation provisoire avec le personnel et les membres du conseil d’administration pour recueillir et intégrer les commentaires. S’il y a lieu, vous pouvez inclure d’autres parties prenantes telles que des bailleurs de fonds ou des partenaires communautaires.
 

Étape 5 : Cerner les lacunes et les classer par ordre de priorité

Une fois l’autoévaluation terminée et les lacunes cernées, classez-les par ordre de priorité en fonction de leur importance pour votre organisme et l’atteinte de vos objectifs. Il pourrait être plus urgent pour votre organisme de combler certaines lacunes avant d’autres. Lors de l’établissement des priorités, nous avons trouvé utile d’associer les lacunes aux objectifs du plan stratégique de l’organisme.

Un des principaux résultats de cette étape est l’orientation.
 

Étape 6 : Préparer des plans d’action

Élaborez des plans d’amélioration établissant des jalons et des échéances pour les trois principales lacunes. Confiez la responsabilité de chaque plan à un responsable. Présentez les plans et faites part des progrès régulièrement à tous ceux et celles qui avaient fourni des commentaires.

Les principaux résultats de cette étape sont les plans d’action et la communication du processus de réalisation des plans.
 

Résultats

En deux semaines, nous avions réalisé une autoévaluation en fonction des normes nationales, étayée par des discussions constructives avec le personnel et les membres du conseil d’administration. L’organisme a été en mesure de bien cerner ses lacunes et d’élaborer des plans ciblés qui ont permis d’améliorer les capacités en matière de gouvernance.

Le Programme de normes a servi de cadre à l’organisme pour définir l’état actuel, cerner objectivement les lacunes en fonction de l’état souhaité et fournir une orientation en vue d’une amélioration durable.

La prochaine fois que votre organisme s’attaquera à de grandes questions et cherchera des conseils, n’hésitez pas à consulter les normes d’Imagine Canada accessibles au public. C’est comme avoir un expert du secteur sans but lucratif à vos côtés. Allez-y, essayez-le!

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