360° CONTENU COMMANDITÉ

Parmi les grands changements découlant de la COVID‑19, il y a sans contredit eu cette transition vers le travail à distance. Le télétravail est aujourd’hui une réalité d’emploi pour de nombreuses personnes, la plupart des organisations offrant à leur personnel la possibilité de travailler à domicile au moins quelques jours par semaine. Dans certains cas, tout le travail se fait maintenant à distance.

Cette nouvelle normalité pose un défi particulier pour les équipes de ressources humaines des organismes du secteur sans but lucratif. Comment fait-on pour maintenir la motivation et l’engagement chez les membres du personnel et les bénévoles (qui ne se sont peut-être encore jamais vus en personne)?

Nous vous proposons ci-après cinq façons d’encourager l’interaction et maintenir l’engagement du personnel en télétravail.

1. Planifier des rencontres virtuelles régulières

Lorsqu’on travaille tous ensemble dans un lieu physique, la conversation se fait naturellement, ce qui peut contribuer à créer des liens sociaux importants entre les membres du personnel. Les bénévoles ont également l’occasion d’être en contact avec le personnel et d’établir un lien étroit avec votre organisme à but non lucratif.

Les gestionnaires peuvent reproduire ce type de relation entre les membres de leurs équipes en planifiant des rencontres et des réunions virtuelles régulières. Voici quelques moyens de s’assurer que les équipes restent en contact :

• Organisez des réunions hebdomadaires en tête-à-tête avec vos équipes. De telles réunions permettent de tenir les membres des équipes au courant de l’avancement des projets et leur donnent l’occasion de poser leurs questions et de faire part de leurs préoccupations – ce qui est particulièrement utile pour les personnes plus introverties qui n’expriment souvent pas leurs opinions dans des groupes plus imposants.
• Planifiez une réunion hebdomadaire pour l’ensemble du personnel afin que tout le monde ait la chance de prendre des nouvelles les uns des autres et de faire le point sur des activités et des projets importants. N’oubliez pas d’accorder du temps, un genre de « période de retrouvailles », pour que chacun et chacune puissent faire part de nouvelles et d’annonces intéressantes les concernant.
• Ne négligez pas les « discussions autour de la machine à café »! Essayez d’imaginer des façons amusantes de maintenir l’engagement du personnel en télétravail. Vous pourriez par exemple prévoir des activités virtuelles pendant vos réunions hebdomadaires ou encourager les conversations informelles durant la « période de retrouvailles ». Vous pourriez même prévoir des « heures d’ouverture du bureau » sur Zoom, soit des moments où les membres de l’équipe peuvent venir faire un saut pour bavarder avec un ou une collègue.
• N’oubliez pas d’entrer en contact avec vos bénévoles! Si vous avez une équipe de bénévoles qui travaille à distance, organisez une réunion d’orientation amusante en ligne et invitez les membres de l’équipe à parler de différents aspects du travail de votre OBNL. Les bénévoles auront ainsi la chance de se rencontrer dans un cadre informel et seront plus à l’aise d’entrer en contact avec les autres membres de l’équipe par la suite.
• Utilisez un logiciel RH pour OBNL pour planifier facilement vos réunions. Un tel logiciel vous permet de voir sur un même tableau de bord les réunions et les congés prévus de chaque membre du personnel, ce qui vous évite de faire un suivi auprès de chaque personne individuellement.

Grâce aux « périodes de retrouvailles » et aux réunions régulières, il est plus facile que jamais de maintenir l’engagement des membres du personnel, car vous leur donnez l’occasion de discuter avec vous et entre eux.

2. Favoriser les appels vidéo

Tout le monde connaît maintenant les pièges des appels vidéo. Et tout le monde ou presque craint maintenant les angles bizarres, le mauvais éclairage et les interruptions potentielles par les animaux domestiques et les enfants! Le risque de se faire prendre dans une telle situation a fait en sorte que de nombreuses personnes ont décidé de ne plus utiliser la caméra de leur ordinateur.

Cela dit, ne sous-estimez pas l’importance des réunions en face à face.

Quand l’interaction physique est impossible, la vidéo demeure le meilleur moyen d’établir des liens et de nouer des relations avec les membres de votre équipe, notamment lors des « périodes de retrouvailles » prévues lors des réunions régulières. Vous serez en mesure de voir les expressions faciales et de déceler les signaux non verbaux que vous n’auriez pas remarqués autrement. Encouragez tous les membres de l’équipe à activer la caméra lors des réunions et des appels importants (si, bien sûr, ils sont à l’aise de le faire).

Voici quelques conseils pour réussir les appels vidéo :

• Donnez l’exemple! Activez votre caméra et invitez les membres du personnel à se joindre à vous et à activer eux aussi leur caméra.
• Privilégiez une ambiance décontractée. De nombreuses personnes ne se mettent pas sur leur trente-et-un pour travailler depuis leur domicile. Pour que les gens se sentent plus à l’aise lors des appels vidéo, informez-les qu’ils peuvent se présenter en chandails à capuchon ou en tenues de sport s’ils le souhaitent. Bien sûr, cette consigne ne s’applique pas aux réunions formelles avec des personnes de l’extérieur de l’organisation qui pourraient nécessiter une tenue professionnelle.
• Ne mettez pas de pression indue sur le personnel. Certaines personnes peuvent ne pas vouloir montrer leur maison ou le moment de l’appel pourrait mal se prêter à l’utilisation de la caméra Web. Assurez-vous que les membres de votre personnel savent qu’ils ont le droit de ne pas utiliser la caméra s’ils ne sont pas à l’aise de le faire.

3. Réduire la frustration du personnel avec un logiciel RH pour OBNL

Les personnes qui travaillent à distance peuvent avoir l’impression de ne pas être dans le coup et de ne pas vraiment savoir ce qui se passe dans les autres équipes. Les rencontres et les réunions d’équipe virtuelles hebdomadaires sont utiles, mais il faut rendre les ressources facilement accessibles, rationaliser les processus et diffuser l’information pour tenir le personnel au courant et réduire les frustrations.

Un personnel qui a le sentiment d’être bien informé est en général plus productif et a envie de contribuer à votre mission!

Voici quelques moyens de réduire la frustration du personnel grâce à un logiciel RH :

• Faites en sorte que l’information soit accessible. Avec un logiciel RH pour OBNL, vous pouvez stocker des documents en toute sécurité sur le nuage et en accorder l’accès uniquement aux personnes qui en ont besoin. Vous pouvez aussi télécharger des documents d’orientation à l’intention des nouvelles recrues de l’équipe ou des nouveaux bénévoles et tenir votre équipe au courant des changements stratégiques. Les documents étant stockés dans le nuage et mis à jour en temps réel, le personnel en télétravail y aura accès immédiatement.
• Un portail en libre-service à l’intention du personnel peut éviter bien des frustrations en permettant à chaque membre du personnel de gérer facilement ses vacances et ses congés. Chaque personne peut se connecter pour demander un jour de congé et obtenir les approbations requises sans avoir besoin de passer par le service de RH ou d’envoyer d’innombrables courriels.
• La plupart des logiciels incluent des fonctions intégrées qui rehaussent l’efficacité des équipes en éliminant les allers-retours entre différentes plateformes et différents produits.

Il ne s’agit peut-être pas d’une façon amusante de maintenir l’engagement du personnel en télétravail, mais la réduction des frustrations est importante pour garder le personnel heureux à long terme et lui éviter d’être contrarié face à des processus qui peuvent paraître encore plus fastidieux lorsqu’on travaille à distance. Maintenez l’engagement des membres du personnel en télétravail en les tenant informés.

4. Prévoir du temps pour le partage des connaissances

Le partage des connaissances est l’un des meilleurs moyens de maintenir l’engagement du personnel en télétravail, car il favorise l’interaction et le plaisir tout en l’aidant à acquérir de nouvelles compétences. Les gestionnaires peuvent organiser des activités de partage des connaissances à des fins de perfectionnement professionnel ou simplement pour le plaisir!

Voici quelques façons de procéder :

• Mettez en place des séances virtuelles « Lunch et apprentissage » animées par des membres de votre personnel qui ont des compétences et des talents différents. Par exemple, si votre équipe compte un expert de Google Analytics, demandez-lui de faire une présentation et de donner à ses collègues des conseils pratiques.
• Lancez un club de lecture virtuel.
• Organisez des séances de loisirs créatifs amusantes sur le bricolage, le tricot, le dessin ou toute autre activité artisanale susceptible de plaire aux membres de votre personnel.
• Envisagez d’organiser une assemblée générale pour l’ensemble du personnel pour présenter les mises à jour de la direction et répondre aux questions du personnel.

Les activités de partage des connaissances amusantes peuvent permettre à des membres du personnel de parler de leurs compétences et talents, mais aussi de nouer des liens avec des collègues qui ont des intérêts communs en dehors du travail. Il s’agit également d’un bon moyen d’amener les équipes qui n’ont pas souvent d’interaction à discuter les unes avec les autres dans un cadre informel.

5. Maintenir des relations sociales virtuellement

Les membres de votre personnel ont probablement des traditions pour célébrer les anniversaires et d’autres événements de la vie de leurs collègues, ainsi que des habitudes sociales comme les pauses-café ou les sorties après le travail. Il est important de poursuivre ces célébrations et rencontres sociales même si les membres de votre équipe travaillent à distance.

Voici quelques moyens pour perpétuer les traditions sociales en mode virtuel :

• Utilisez un site de cartes virtuelles pour créer et signer des cartes de la part de tous les membres de l’équipe.
• Organisez des célébrations par appels vidéo. Bien sûr, ce n’est pas la même chose que lorsqu’on est présent en personne, mais rassembler tous les membres du personnel en télétravail pour raconter des histoires et discuter avec le ou la fêté.e pendant quelques minutes reste une excellente façon de célébrer.
• Prévoyez une pause-café virtuelle quotidienne de 15 minutes pendant laquelle les membres de l’équipe peuvent se rejoindre, café ou thé à la main, pour faire une pause et prendre des nouvelles les uns des autres.
• Organisez un « 5 à 7 » virtuel. Le vendredi après-midi, prévoyez une courte vidéoconférence pour que les membres du personnel puissent se réunir pour souligner la fin de la semaine et discuter de leurs projets pour la fin de semaine. Vous pourriez même faire livrer des grignotines à tout le monde pour les occasions spéciales.
• Si quelques membres de l’équipe vivent dans la même ville, planifiez des rassemblements ou des réunions d’équipe dans un café ou un parc pour une interaction en personne.

Afin de maintenir l’engagement du personnel en télétravail, veillez à ce que le personnel de direction et les responsables de la gestion des ressources humaines ouvrent des voies de communication entre les équipes. Donner aux gens un sentiment d’appartenance, organiser des activités amusantes, encourager les interactions en dehors du travail et tenir des appels vidéo personnels sont tous d’excellents moyens à mettre en place pour que les membres du personnel se sentent liés les uns aux autres, et à la mission de votre OBNL.

Pour d’autres ressources en RH pour les OBNL, visitez notre site Intervalles RH.

Nos auteurs et autrices invité.e.s s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

 

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