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Choisir la bonne solution techno pour réduire vos risques organisationnels

Choisir la bonne solution techno pour réduire vos risques organisationnels

digital transformation

La transformation numérique, un allié en temps de crise 

 

Les événements de la dernière année ont confondu toutes les personnes qui doutaient encore du bien-fondé de l’évaluation des risques, de la planification et de la préparation. Un important investissement dans l’infrastructure numérique de notre organisation avant la pandémie s’est révélé payant d’une façon inimaginable il y a quelques années. Bien que le terme « transformation numérique » horripile bien des organismes à but non lucratif (OBNL), il est grand temps pour les dirigeants d’adopter et de voir à la mise en place rapide de cette initiative stratégique fondamentale.

En récapitulant tout le processus, il va sans dire qu’une certaine clairvoyance numérique, le choix du bon partenaire technologique et l’adhésion de toute l’équipe ont été des éléments clés pour entamer ce genre d’aventure numérique.

Mise à jour ou transformation numérique?

En 2015, Canards Illimités Canada (CIC) a décidé de délaisser son système de logiciels vieillissant pour adopter un système moderne de planification des ressources de l’organisation (PRO) fondé sur l’infonuagique. Au fil des ans, notre ancienne infrastructure avait pris des allures d’un écheveau de composantes désuètes dépourvues de toute cohérence et stabilité.

CIC est un organisme de conservation complexe avec un éventail de responsabilités de déclaration d’information auprès de nos partenaires, de nos donateurs et d’agences gouvernementales. Notre incapacité à produire facilement des rapports intégrés et exacts de nos données financières représentait un de nos principaux défis. Notre ancien système ne le permettait tout simplement pas. Qui plus est, nous disposions d’un plan de reprise après sinistre incomplet au cas où une partie du vieux système s’effondrait.

Voilà un risque organisationnel que nous ne pouvions ignorer. Nous étions vulnérables et mal préparés à faire face aux imprévus. Nous ne pouvions nous douter que la transformation numérique que nous entreprenions allait aussi nous donner les bons outils pour affronter la pire pandémie des temps modernes.

Décisions judicieuses et recherche de partenaire

Après avoir compris les risques que représentaient nos systèmes et notre infrastructure et avoir pris la décision de moderniser nos systèmes financiers, nous avons convenu qu’il était tout à fait logique d’explorer la possibilité d’une transformation numérique complète.

À la suite de recherches et de délibérations exhaustives, nous avons opté pour Microsoft® Dynamics 365, une plateforme nuagique de gestion d’entreprise qui comprend un système complet de PRO, en plus d’outils comme Outlook et Teams qui allaient nous permettre de communiquer et de collaborer plus efficacement qu’auparavant.

Je pense que tout le monde peut comprendre la complexité potentielle d’un tel déploiement. Puisque, comme organisation, nous ne pouvions nous permettre de commettre des erreurs ou d’interrompre nos activités, nous avons pris grand soin de choisir un partenaire dans le domaine technologique avec une expertise exhaustive des systèmes que nous avions sélectionnés. Ce partenariat a fait toute la différence.

Notre partenaire Avanade a une vaste expertise du type de projet de mise en œuvre que nous envisagions. Au fil de notre collaboration, l’équipe d’Avanade est devenue une extension de la famille de CIC. De l’introduction à la finalisation du projet, ses spécialistes ont travaillé étroitement avec notre équipe pour assurer une transition ordonnée vers la nouvelle technologie. Le choix du bon partenaire technologique est crucial pour offrir une expérience-utilisateur conviviale et un rendement des investissements tangible.
 

Grâce à notre nouveau système :

  • Nous avons été en mesure d’accélérer immédiatement la production de rapports pour nos donateurs, qui sont désormais plus transparents et plus facilement accessibles à l’ensemble de l’organisation. Les communications avec nos partenaires se sont également améliorées. Nous sommes en mesure de leur présenter des rapports détaillés sur l’utilisation de leurs subventions et fonds et de lier ces contributions directement à nos différents programmes et initiatives de conservation.
  • Notre conseil d’administration a plus rapidement accès à nos rapports et budgets, et les audits prennent désormais beaucoup moins de temps.
  • Nous disposons d’outils de mesure et d’analyse beaucoup plus sophistiqués pour chacun de nos programmes, qui nous permettent d’offrir un tout autre niveau de transparence à nos partenaires.
  • Grâce à la disponibilité rapide d’information exacte, nous sommes en mesure de prendre des décisions en temps réel, ce qui a rendu notre organisation beaucoup plus agile.

Nous aurions été très satisfaits de ces résultats, mais ce n’était que le début. 

En cas de catastrophe 

En rétrospective, l’une de nos meilleures décisions était d’intégrer à nos nouveaux systèmes les fonctions nécessaires pour travailler à distance en cas de catastrophe, moyennant une combinaison de nuages privé et public. À elle seule, cette décision, associée à une révision complète de notre plan de reprise après sinistre, nous a permis de réussir et de gérer notre organisation de manière productive et efficace pendant la pandémie.

La transition vers le travail à la maison s’est faite sans anicroche. L’ensemble des 400 employés et employées avaient reçu des formations et étaient tout à fait capables de travailler à distance grâce à Microsoft Outlook, Teams, un système de gestion des documents et un accès à distance sécurisé. Du jour au lendemain, nous avons quitté nos bureaux pour travailler de la maison, sans jamais perdre le rythme.

Une formule qui ne convient pas à tous

Une transformation numérique de cette ampleur peut paraître intimidante et énorme, tout particulièrement pour les organismes de bienfaisance et les OBNL qui doivent voir à la meilleure utilisation des contributions de leurs donateurs et optimiser le rendement de chaque dollar dépensé.

Tous les organismes n’ont pas les ressources nécessaires pour considérer un projet de cette envergure. Toutefois, l’expérience de transformation numérique de CIC m’a convaincue que la recherche de moyens pour optimiser nos systèmes d’entreprise et les protéger en cas de catastrophe est une avenue censée pour nous tous, tant sur le plan financier qu’opérationnel, quelle que soit l’ampleur que prendra le projet.

Si notre expérience peut servir de feuille de route à d’autres, je propose de jeter un regard nouveau sur vos systèmes opérationnels :

  • Sont-ils fiables? En cas de défaillance, avez-vous un plan de reprise après sinistre en place?
  • Quelles efficiences au chapitre du personnel, des programmes et des collectes de fonds vous permettraient de réaliser votre mission, grâce à de nouvelles possibilités de collaboration et informations?
  • Est-ce raisonnable de faire appel à un partenaire technologique de confiance qui pourra vous aider à détecter les possibles améliorations en fonction de votre budget et de vos ressources? Selon mon expérience, un partenaire fiable peut repérer des occasions d’efficience qu’une organisation ne verrait pas nécessairement.

Personne d’entre nous ne souhaite vivre une autre crise comme celle de la COVID-19. Aucune leçon apprise durant cette pandémie ne vaut la souffrance qu’elle a infligée à nos communautés et aux causes que nous défendons. Cependant, j’espère que notre expérience numérique nous encourage à poursuivre nos efforts de préparation et de planification pour les situations de crise afin de nous aider à faire face aux éventualités futures, quelles qu’elles soient.

 

Nos auteurs et autrices invité.es s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

Marcy Sullivan est la directrice financière de Canards Illimités Canada, un organisme de bienfaisance voué à la conservation des milieux humides nécessaires à la protection de la sauvagine, de la faune et de l’environnement. Pour elle, faire partie d’un organisme qui a pour mission de redonner à l’environnement est non seulement enrichissant sur le plan personnel, mais lui a également permis de montrer à ses trois filles les nombreux aspects gratifiants du travail dans le milieu caritatif. Marcy porte le titre de CPA et peut exercer tant aux États-Unis qu’au Canada. Son expérience dans les secteurs privé et des OBNL à l’échelle internationale ont fait de Marcy une actrice centrale pour mener des changements stratégiques et mesurée au sein de l’organisation, notamment lors du récent projet de transformation des systèmes d’entreprise. Elle aime passer du temps en plein air avec ses amis et sa famille pour faire des randonnées et profiter des nombreux beaux lacs du Canada.

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