Enjeux que les conseils d’administration doivent connaître et surveiller en cette fin d’année 2020 et à l’horizon de 2021

On ne peut nier le fait que la COVID 19 a engendré des défis importants pour les conseils d’administration des organismes caritatifs et sans but lucratif. L’adaptation à la pandémie a été la grande priorité en 2020, mais beaucoup d’autres sujets, en lien ou non avec la COVID 19, ont retenu l’attention des conseils d’administration cette année : gestion du risque, diversité et inclusion, équipes agiles et bien d’autres encore. Voici un aperçu des sujets qui ont préoccupé les conseils d’administration en 2020, et qui demeurent d’actualité à l’approche de 2021.

1. Gestion du risque et plans de continuité des activités

Certes, aucun conseil d’administration n’aurait pu prévoir la vitesse de propagation et l’ampleur de la pandémie de COVID 19 ni toutes les conséquences économiques engendrées, mais il demeure que les organisations dotées d’un solide système de gestion du risque, comprenant un plan de continuité des activités, étaient définitivement les mieux préparées à s’adapter à un monde qui a changé pratiquement du jour au lendemain. Une fois le choc initial passé et les premières préoccupations atténuées au fur et à mesure que s’installait la nouvelle normalité, les conseils d’administration ont misé sur leur expérience et se sont penchés sur la préparation et la résilience de leurs organisations. Cet aspect du risque d’entreprise a été à l’ordre du jour en 2020 puisque les conseils d’administration ont accordé plus d’attention à leurs politiques concernant les plans de continuité des activités.

2. Au-delà de la diversité

Les discussions sur la diversité ont évolué cette année, les conseils d’administration ayant pris conscience que la diversité va au-delà de simples statistiques. La culture organisationnelle et l’importance d’inclure la diversité, l’inclusion et l’équité dans les valeurs et les plans stratégiques des organisations sont apparues encore plus évidentes en 2020. On s’attend également à ce que les organisations aient aujourd’hui des politiques de lutte contre le racisme et de lutte contre la discrimination, soit au sein du conseil d’administration, soit à l’échelle de l’organisation. Ce changement a eu pour effet d’inciter les conseils d’administration à débattre plus en profondeur des raisons pour lesquelles la diversité, l’inclusion et l’équité contribuent au bon fonctionnement du conseil et de l’organisation. Compte tenu des nouvelles recherches et données probantes sur les avantages de la diversité, de l’inclusion et de l’équité parues en 2020, leur importance est désormais indéniable.

3. Cybersécurité

Les criminels ont vite vu dans la pandémie une occasion de tirer profit du chaos qui régnait. Étant donné que les organisations ont dû rapidement mettre en place des connexions à distance pour le personnel en télétravail, tout en gérant une augmentation rapide du volume de travail, des vulnérabilités sont apparues. Selon les Nations Unies, il y a eu une hausse de 350 % du nombre de sites d’hameçonnage au cours du premier trimestre de 2020. Les conseils d’administration savent depuis longtemps que la cybercriminalité constitue une menace pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille. L’accent est aujourd’hui mis sur le degré de préparation de leurs organisations à une attaque et sur les mesures qui sont en place en cas d’intrusion.

4. Transformation numérique

Le passage rapide au numérique en 2020 a amené les conseils d’administration à délaisser leur position défensive fondée sur le risque axé sur la cybersécurité pour adopter une attitude offensive prête à saisir toutes les possibilités de croissance. Des projets qui auraient peut-être pris des années à mettre à l’essai et à approuver dans le passé ont été lancés de manière accélérée en 2020 et ont connu beaucoup de succès. Les organisations qui n’ont pas suffisamment financé les initiatives de transformation numérique dans le passé ont eu de la difficulté à suivre le rythme rapide des changements survenus en 2020. Les conseils d’administration ont compris plus clairement que jamais cette année que la clé pour survivre et prospérer à l’avenir réside dans la création d’une culture qui soutient l’innovation et les technologies numériques dans le cadre de la stratégie organisationnelle, et qui investit dans ces domaines.

5. Équipes agiles

Le terme « agile », surtout employé jusqu’ici pour qualifier un lancement technologique, a maintenant un emploi plus généralisé. Pour les conseils d’administration habitués aux organigrammes, aux modèles de commandement et contrôle et aux diagrammes de Gantt prévoyant les étapes du déroulement d’un projet, la réflexion sur la manière d’intégrer un état d’esprit agile dans la structure organisationnelle peut s’avérer difficile. L’année 2020 a été une année où l’on a salué « l’agilité », mais une mentalité agile va bien au-delà de ça – elle vise à rendre les organisations et les décisions qu’elles prennent mieux adaptées et plus pertinentes dans un monde de plus en plus complexe où tout fonctionne à un rythme plus rapide. Les conseils d’administration prennent conscience de l’importance de comprendre cette nouvelle mentalité d’entreprise et de connaître les questions qu’il faut poser lorsque des termes comme « agile », « lean », « nord vrai » et « objectifs et résultats clés » figurent au programme.

6. Réunions virtuelles

Les conseils d’administration ont découvert en 2020 que les réunions virtuelles ne sont en réalité pas si mal. Elles peuvent être bien plus qu’une simple solution de rechange de second ordre aux réunions en personne. Outre les économies qu’elles permettent de réaliser, les réunions virtuelles améliorent le taux de participation et facilitent les choses pour certains groupes, notamment pour les parents de jeunes enfants, les personnes handicapées et les personnes d’une zone géographique plus étendue. Elles donnent souvent lieu à des ordres du jour plus ciblés et permettent la participation de conférenciers que l’organisation n’aurait peut-être pas pu attirer autrement.

Il y a bien sûr des inconvénients aux réunions virtuelles. Par exemple, elles n’offrent pas les avantages de l’interaction en face à face ni la possibilité de décoder le langage corporel et la dynamique de groupe ou d’établir des relations sociales, ce qui est essentiel au fonctionnement optimal du conseil d’administration. Si les réunions virtuelles sont là pour rester, elles n’élimineront cependant pas complètement la nécessité de tenir certaines réunions en personne chaque année.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

Suanne Miedema est présidente de Miedema’s Board Consulting Inc. (www.miedemas.com), une société de conseils qui aide les conseils d’administration d’organismes à but non lucratif à améliorer leur gouvernance grâce aux meilleurs guides sur les politiques des conseils d’administration et à des évaluations de conseil d’administration. Forte de son expérience dans les secteurs à but lucratif et non lucratif, Suanne offre à ses clients un service pratique axé sur les résultats. Elle est une formatrice certifiée du Programme de normes d’Imagine Canada et siège actuellement à quatre conseils d’administration d’organismes à but non lucratif.