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Le personnel et les bénévoles sont les éléments clés du succès de tous les organismes à but non lucratif. Si les grands OBNL ont les moyens d’investir des sommes importantes dans les ressources humaines, il est en revanche plus difficile pour les petits OBNL, qui ont des budgets plus restreints et moins de ressources, de maintenir de bonnes pratiques en matière de RH.
Voici quelques pratiques exemplaires que les petits organismes peuvent adopter dès aujourd’hui pour simplifier la gestion des RH et faire en sorte que les bénévoles et les membres du personnel se sentent soutenus et valorisés, et qu’ils soient enthousiastes à l’idée de contribuer à votre mission. Pour d’autres ressources gratuites sur les RH et la gestion du personnel, visitez le site Intervalles RH.
Qu’est-ce que la gestion des RH pour les OBNL?
Voyons d’abord brièvement en quoi consiste la gestion des RH exactement.
Le personnel et les services de RH ont pour fonction de vous soutenir, vous et votre personnel, de manière à ce que tout le monde puisse accomplir son travail efficacement.
Ils s’occupent de tout, depuis s’assurer que votre OBNL respecte les lois et soumet tous les documents requis à l’Agence du revenu du Canada jusqu’à établir une culture organisationnelle robuste, élaborer des politiques, se charger du recrutement et gérer la rémunération. Les équipes de gestion des RH sont également responsables du soutien, de la formation et de l’évaluation du personnel.
Outre ces fonctions de base, les équipes de RH des OBNL sont parfois aussi chargées de recruter et de gérer les bénévoles, en plus de veiller à ce que les bénévoles et le personnel adhèrent à la mission de l’organisation et demeurent motivés à la concrétiser.
Dans les petits OBNL, un grand nombre de ces fonctions sont souvent assumées par le directeur général ou la directrice générale, ou encore par la ou le comptable. Assumer toutes ces fonctions liées aux RH n’est pas une mince tâche, surtout si vous avez d’autres responsabilités en plus.
Pour faciliter les choses, nous allons vous présenter quelques pratiques exemplaires cruciales en matière de RH que vous pouvez adopter pour gagner du temps, maximiser l’efficacité et assurer la croissance de votre OBNL.
Pratiques exemplaires en matière de RH pour les petits OBNL
Voici cinq pratiques exemplaires que vous pouvez mettre en œuvre pour améliorer l’efficacité de votre OBNL.
1. Gérer efficacement l’intégration des nouveaux membres du personnel et bénévole
Votre processus d’intégration est la première impression que vous laissez sur les nouveaux membres du personnel; il établit un point de référence en ce qui concerne le moral et la productivité du personnel. Les nouveaux membres de votre équipe arrivent remplis d’enthousiasme, mais aussi avec des attentes et beaucoup de questions. Il est de votre responsabilité d’élaborer une stratégie et un processus d’intégration pour leur présenter de manière structurée et efficace votre mission, votre environnement de travail, vos politiques et leurs rôles.
Les petits OBNL ont souvent de la difficulté à cet égard, en particulier lorsqu’ils accueillent plusieurs individus dans un court laps de temps.
Des listes de contrôle peuvent aider à gagner du temps et à simplifier votre processus d’intégration. Ces listes garantissent que vous n'omettez aucune étape cruciale lors de l’intégration de nouveaux bénévoles ou membres du personnel, et elles peuvent être adaptées en fonction des différents niveaux et types d’emplois. Dans le cas des bénévoles, une heure ou deux d’intégration peut suffire pour présenter votre organisation, offrir une séance de formation rapide et affecter la personne à une équipe. En revanche, l’intégration d’un ou d’une nouvelle employée peut comprendre des séances avec différentes équipes, la vérification des antécédents, du casier judiciaire et des références ainsi que la configuration du matériel technologique et des comptes de messagerie.
Les logiciels d’intégration des RH peuvent également vous faciliter la tâche puisqu’ils simplifient votre processus d’intégration, vous font gagner du temps, vous épargnent bien des efforts et garantissent que vous n’oublierez rien d’important. Si vous recherchez un logiciel de RH, assurez-vous qu’il comprend des listes de contrôle pour l’intégration.
L’intégration est la première étape vers un taux élevé de maintien en poste du personnel. Faites en sorte que, à la fin du processus, les gens soient ravis de faire partie de votre organisation!
2. Faire un bon suivi des vacances et des congés de maladie
Les vacances et les jours de congé sont très importants, mais ils doivent être planifiés. D’autant plus si vous faites partie d’une petite équipe, car une seule personne peut cumuler plusieurs responsabilités suffisamment importantes pour compromettre la bonne marche de vos programmes pendant qu’elle est en vacances.
Vous pouvez créer une feuille de travail pour suivre les congés et gérer les demandes de congé du personnel. Cette feuille de travail pratique à l’intention des OBNL peut vous aider pour commencer à faire le suivi des congés annuels et des congés de maladie.
Une feuille de travail est facile à utiliser pour commencer, mais des erreurs peuvent survenir et il peut être difficile de calculer manuellement les congés auxquels ont droit les différents membres du personnel.
C’est là que les logiciels de gestion des RH peuvent vous être utiles. Avec un logiciel, vous pouvez définir plusieurs politiques pour différents niveaux ou types d’emplois. Par exemple, le personnel contractuel peut n’avoir droit à aucun congé annuel payé, le personnel nouvellement embauché a droit à un nombre limité de jours de vacances et les bénévoles peuvent prendre des congés illimités.
Avec un logiciel automatisé, il vous suffit de saisir la date d’entrée en fonction et le type d’emploi de chaque membre du personnel et de chaque bénévole, et les congés annuels et les congés de maladie auxquels a droit chaque personne sont définis automatiquement. Le personnel et les bénévoles peuvent ensuite ouvrir une session dans le programme pour demander un congé, qui est automatiquement déduit du nombre total de jours de congé auxquels ils ont droit – fini le temps passé à faire des calculs manuellement et à corriger les erreurs susceptibles de se produire. Les gestionnaires peuvent voir quelles personnes sont disponibles à une date donnée et à une heure précise, ce qui facilite la planification des réunions et des événements importants.
3. Tenir à jour les renseignements sur le personnel et les bénévole
Une des pratiques exemplaires les plus importantes en matière de RH consiste à s’assurer de toujours avoir des renseignements à jour sur l’ensemble du personnel et des bénévoles. C’est important pour vos dossiers, mais aussi parce que cela fait partie de vos obligations légales en tant qu’OBNL.
Veillez à ce que tous les membres du personnel, y compris les bénévoles, fournissent les renseignements requis lors du processus d’intégration.
Vous pouvez consigner l’information sur papier, dans une feuille de travail ou à l’aide d’un logiciel de gestion des RH. Un logiciel peut s’avérer utile, car il sert de base de données centrale pour tous les dossiers du personnel et peut stocker numériquement l’information sur le personnel, les contrats et les évaluations annuelles, de sorte que vous disposez d’un historique complet de chaque membre du personnel en un seul coup d’œil.
Pour les nouveaux membres du personnel, veillez à effectuer une vérification approfondie de leurs antécédents et à vérifier tous leurs dossiers avant de les accueillir officiellement au sein de votre équipe.
Vous devriez aussi passer l’information en revue régulièrement. Selon le type de renseignements que vous conservez, cette vérification peut se faire chaque trimestre, une fois par année ou tous les deux ans.
Enfin, assurez-vous de conserver tous les dossiers du personnel et des bénévoles en lieu sûr. Les contrats, les évaluations et l’historique du personnel contiennent des données sensibles et doivent être stockés de la manière la plus sûre possible.
4. Favoriser une culture de transparence et de rétroaction
Soyez prêt.e à adapter toute nouvelle politique ou pratique que vous adoptez. Demandez aux membres de votre équipe de vous faire part de leurs commentaires et donnez-y suite. Ils se sentiront ainsi membres à part entière de l’organisation et, de votre côté, vous comprendrez mieux ce qui les agace ou les frustre et pourrez mieux cerner et résoudre les problèmes. Cette approche contribuera éventuellement à améliorer l’efficacité et à rehausser le moral du personnel.
Les membres de votre équipe seront également plus enclins à adopter plus rapidement les nouveaux logiciels et processus s’ils savent que vous tenez compte de leur opinion avant de prendre une décision.
Vous n’aurez peut-être pas toujours envie d’entendre les commentaires du personnel, surtout si vous avez acheté un logiciel dispendieux. Or, mieux vaut changer vos plans que de compliquer les choses et de rendre le personnel mécontent. Pour éviter une telle situation, il suffit de demander une période d’essai gratuit ou à prix réduit, de permettre aux membres du personnel de se familiariser avec le nouveau logiciel et de déterminer s’il convient à votre organisation.
5. Veiller à garder les documents importants en lieu sûr et facilement accessibles
La gestion de l’information est un domaine parmi les plus importants, mais souvent négligé, de la gestion des RH.
Dans bien des cas, les renseignements essentiels sur l’organisation sont conservés de manière désordonnée ou par une personne, ce qui rend leur accès et leur diffusion difficiles. Vous vous retrouvez peut-être à chercher pendant des heures les mêmes documents chaque fois que le gouvernement ou un organisme subventionnaire vous demande de la documentation. La situation peut encore empirer si le personnel est en vacances ou quitte l’organisation en omettant de remettre les documents.
Un logiciel de gestion des personnes et des RH peut simplifier les choses dans ce domaine, car il utilise une base de données centrale sécurisée pour stocker les documents importants, comme les vérifications des références et des antécédents, les évaluations annuelles et les contrats. Vous pouvez ainsi trouver facilement les documents, accorder l’accès à plusieurs membres du personnel et réduire l’espace de stockage physique pour conserver les documents. Avec une base de données centralisée, vous vous assurez aussi que les versions les plus récentes des documents sont facilement accessibles et ne sont pas enregistrées sur le disque dur ou dans la boîte de réception d’un.e membre du personnel. Un logiciel vous permet également de gérer les autorisations afin que les renseignements demeurent confidentiels et puissent être facilement transférés aux nouveaux responsables des RH ou de faire en sorte que seules les personnes qui en ont besoin y aient accès.
Les organismes à but non lucratif sont des employeurs au même titre que toute autre entreprise et ils doivent veiller à ce que les bénévoles et le personnel se sentent habilités et soient heureux au travail. Les investissements dans la gestion des ressources humaines peuvent aider au bon fonctionnement de votre organisme grâce à des processus simplifiés et à une efficacité accrue.
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Nos auteurs et autrices invité.e.s s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada
Partner HR by Silent Partner Software est un logiciel de gestion des personnes conçu et tarifé spécifiquement pour les organisations à but non lucratif. Gérez les profils, les documents et les congés du personnel et des bénévoles au même endroit.
