Au cours de l’année dernière, les conseils d’administration ont réalisé que les réunions virtuelles n'étaient finalement pas si mal. En fait, le format virtuel comporte un certain nombre d’avantages. On constate un taux de présence plus élevé, des coûts réduits, ainsi que l’occasion d'accroître la diversité au sein des conseils d'administration. Il semble que les réunions virtuelles vont faire partie intégrante du cycle permanent de réunions de votre conseil d’administration. Adopter ces dix pratiques exemplaires peut contribuer à une expérience plus positive.

1. Planifier les réunions stratégiquement. Examinez votre calendrier annuel de réunions du conseil d’administration et choisissez, de façon stratégique, les réunions qui seront virtuelles plutôt qu’en personne. Tirez pleinement avantage des réunions en personne en donnant aux membres du conseil l’occasion de socialiser et de tisser des liens. Lorsque les réunions sont virtuelles, invitez des participants tels que des experts, des chefs de file du secteur, des intervenants clés et des bénéficiaires qui ne pourraient pas se déplacer autrement, ou qui ne prendraient pas normalement le temps de participer aux réunions du conseil d’administration en personne, mais qui pourraient contribuer à la formation et au développement du conseil d’administration.
2. Éviter les réunions hybrides. La réunion devrait être soit virtuelle, soit en personne. Les formats hybrides créent une participation à deux vitesses et une expérience moins enrichissante, à la fois pour les membres qui sont présents dans la pièce que ceux qui assistent à la réunion virtuellement.
3. Fournir la documentation de réunion en temps opportun. Assurez-vous d’envoyer la documentation liée à la réunion au moins une semaine à l’avance pour que les participants aient l’occasion de soumettre leurs questions à l’avance. La réunion sera plus efficace, plus précise, et donnera de meilleurs résultats.
4. Utiliser la bonne technologie. En mode virtuel, il est difficile d’être attentif au langage corporel, aux émotions et aux expressions du visage. Les participants devraient utiliser un appareil muni d’un écran leur permettant de bien voir les autres interlocuteurs. Il est aussi important d’être en mesure de voir les écrans partagés. Ainsi, l’utilisation d’un ordinateur, d’un ordinateur portable ou d’une tablette plutôt que d’un téléphone cellulaire devrait être privilégiée. Bonus : joindre l’appel 5 minutes à l’avance permet de tester les hyperliens, les caméras et les microphones.
5. Prévoir l’imprévu. Même si tout est prêt et a été testé, personne n’est à l’abri d’un souci technique! Assurez-vous d’avoir un soutien technique à votre disposition et soyez prêt(e) à transférer la réunion vers une conférence téléphonique ou une plateforme alternative à la dernière minute si nécessaire.
6. Établir les règles de base. Au début de chaque réunion, le(la) président(e) doit rappeler aux participants de garder leur vidéo allumée et leur microphone éteint, d’utiliser « lever la main » et/ou « clavardage (chat) » pour poser des questions, et de résister à la tentation de faire plusieurs tâches en même temps. Respecter l’horaire de la réunion et faire des pauses aux moments prévus est aussi une tâche importante du(de la) président(e) afin de minimiser la fatigue ressentie par les participants.
7. Incorporer des occasions de socialiser. Sans l’aspect social des réunions en personne, par exemple les pauses café, les repas, les séminaires, les visites de sites et le covoiturage, il peut être difficile pour les membres du conseil d’administration de développer des liens. Pour favoriser les échanges entre les membres, considérez de commencer l’appel 15 minutes à l’avance pour permettre aux participants qui arrivent tôt de jaser, d’inviter les membres du conseil d’administration à partager des anecdotes personnelles ou de parler de la mission d’un organisme, soit à la fin, soit au début de la réunion, etc. Cela est particulièrement important pour les membres qui se sont récemment joints au conseil et qui, malgré avoir été bien accueillis en dépit du format virtuel, bénéficieraient d’avoir l’occasion d’apprendre à connaître leurs collègues.
8. Utiliser des outils de participation. Considérez de diviser les membres en sous-groupes grâce aux salles virtuelles individuelles, d’avoir recours à des sondages et à des tableaux blancs pour alimenter les discussions, favoriser l'échange d'opinions et la participation de tous les membres.
9. Tirer des leçons de l’expérience acquise. Ne négligez pas d'évaluer l'efficacité des réunions ainsi que le rendement du conseil d’administration. Ces évaluations permettent une amélioration continue, particulièrement lorsqu’il s’agit d’obtenir des commentaires sur les réunions virtuelles et sur l’engagement des participants.
10. Sécurité. Et enfin, dernier élément mais certainement pas le moindre, assurez-vous que les plateformes de partage de documents soient sécurisées et que les formats de réunions ne permettent pas à des interlocuteurs non identifiés de participer. La cybercriminalité est maintenant une véritable industrie; il faut donc éviter de donner aux criminels l’opportunité de s’infiltrer pour obtenir des renseignements confidentiels.

Ces pratiques exemplaires sont encore à l’essai mais la dernière année a permis de les peaufiner et a engendré beaucoup de créativité ainsi qu’une volonté à essayer de nouvelles choses. Avec un conseil d’administration faisant preuve d’adaptation et d’agilité, votre organisme se montrera certainement tout aussi innovant! 

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

Suanne Miedema est présidente de Miedema’s Board Consulting Inc. une société de conseils qui aide les conseils d’administration d’organismes à but non lucratif à améliorer leur gouvernance grâce aux meilleurs guides sur les politiques des conseils d’administration et à des évaluations de conseil d’administration. Forte de son expérience dans les secteurs à but lucratif et non lucratif, Suanne offre à ses clients un service pratique axé sur les résultats. Elle est une formatrice certifiée du Programme de normes d’Imagine Canada et siège actuellement à quatre conseils d’administration d’organismes à but non lucratif.