La qualité du recrutement et de la sélection des membres du conseil d’administration sont fondamentaux pour réunir une équipe efficace autour de la table du conseil.

Ce sont les membres du conseil qui embauchent et qui gèrent le président-directeur général et à ce titre, ils jouent un rôle déterminant dans l’élaboration de la culture de l’organisme et le maintien de son efficacité. Leurs décisions ont un impact qui dépassent les quelques années qu’ils passeront au sein du conseil.

Pour être efficaces et remplir leurs obligations fiduciaires, les conseils doivent refléter une bonne diversité d’idées et de visions. Chaque personne voit le monde sous son propre cadre de référence. Le défi dans le recrutement de membres d’un conseil consiste à élargir ce cadre en attirant des gens dotés de compétences et de perspectives différentes. Le programme de normes permet d’évaluer ces paramètres grâce au critère E4 qui établit que « Le processus de recrutement des bénévoles comprend des stratégies de recrutement tant à l’interne qu’à l’externe pour rejoindre et engager une base diversifiée de bénévoles. » La diversité est synonyme d’un vaste éventail de qualités chez les membres du conseil, autant que chez les bénévoles, et c’est la raison pour laquelle l’étape du recrutement est si importante.

Recrutement

La première étape du processus de recrutement consiste à évaluer les besoins du conseil et les ressources dont il dispose déjà, ce qui orientera toutes les décisions à venir (il est important de réévaluer régulièrement ces critères afin de s’assurer de garder le cap). Il faut commencer par dresser la liste des compétences, des expériences, des profils démographiques et des qualités qui permettront au conseil d’exercer une bonne gouvernance. À cette étape, il faut cerner les qualités déjà présentes chez chaque membre du conseil et fixer le nombre de membres qui devraient posséder les mêmes qualités. Par exemple, la représentation selon le sexe est un critère souvent abordé de nos jours. Les conseils devraient donc fixer à l’avance quelle devrait être la représentation selon le genre parmi les administrateurs et, ensuite, s’attacher à appliquer et maintenir cette mesure.

Dans l’élaboration de la liste des critères de recrutement, il faut éviter de céder à la tentation de recruter des membres du conseil pour mieux accéder à des réseaux de cueillette de fonds ou à des services gratuits (par ex. des services juridiques, de comptabilité ou de marketing). La participation au conseil n’est pas nécessairement la meilleure façon de mobiliser ce type de bénévoles et peut même entraîner de la confusion entre les mécanismes de fonctionnement et ceux qui président à la gouvernance. Il est préférable de mobiliser ces collaborateurs en tant que conseillers, employés, conseillers consultatifs ou dans d’autres rôles où leurs compétences seront mieux employées et de réserver les sièges au conseil aux bénévoles qui le complètent bien et qui souhaitent s’engager dans la gouvernance de l’organisme.

Une fois les critères de recrutement établis, il est important de les réévaluer régulièrement pour qu’ils restent pertinents. Les organismes croissent ou subissent des changements et la composition idéale d’un conseil d’administration change à l’avenant. Le critère A22 du Programme de normes stipule que le conseil d’administration doit disposer d’un processus pour évaluer annuellement les plans de relève pour le président du conseil d’administration et les présidents des comités. Une vision sur trois ans est souhaitable et il faut s’assurer d’avoir des remplaçants potentiels sous la main pour remplir d’éventuels besoins de recrutement, de formation et de perfectionnement.

Une fois que le comité de gouvernance ou de nomination a déterminé les besoins du conseil et les compétences recherchées, on peut entamer un recrutement semblable à celui d’un membre du personnel. Certains organismes incluent un « affichage de poste » pour membres du conseil dans leur site Web et rejoignent de nouveaux talents potentiels à l’aide des médias sociaux. L’affichage de poste décrit les attentes à l’égard des membres du conseil, en plus de préciser le temps qu’ils devront consacrer à leurs tâches et la fréquence des réunions. En plus de fournir de l’information pertinente aux candidats potentiels, la description de tâches peut ensuite être plus facilement diffusée parmi les réseaux internes et externes de l’organisme.

Sélection

Une fois que le comité de gouvernance ou de nomination a dressé une liste de candidats potentiels, la recherche et les entretiens téléphoniques peuvent commencer. Le comité doit respecter une liste de questions préétablies pour mieux évaluer les candidats de manière juste et équitable. Il faut choisir des questions qui permettent de mesurer les critères établis pour le recrutement, mais aussi toute autre donnée pertinente, par exemple le désir de rendre service ou la passion pour l’organisme. Le critère E5 du Programme de normes stipule que l’organisme doit disposer de processus adéquats de filtrage des bénévoles, alors il est important d’élaborer le même genre de mesure juste et encadrée pour les membres du conseil.

L’étape finale consiste en entrevues en personne ou par vidéo-conférence. C’est là que le comité et le conseil évalueront à quel point le candidat convient bien au conseil et à l’organisme. Ici, les indices verbaux sont très importants. Cette partie du processus est l’équivalent d’un entretien comportemental lors d’une embauche. À ce stade, le comité doit rester vigilant pour éviter l’élimination d’un candidat en raison de préjugés de l’intervieweur. Il peut être utile de permettre au président-directeur général d’interviewer le candidat ou la candidate puisqu’il travaillera avec cette personne plus souvent et dans davantage de contextes différents que tout autre membre du conseil. C’est également une bonne façon d’obtenir une opinion différente sur le candidat ou la candidate.

Le maintien de bonnes relations est essentiel pour un conseil efficace. Il est donc important de recruter des membres qui fourniront une vision et des idées objectives pour le conseil, en plus de savoir établir entre eux des liens de confiance et de respect. Un bon climat au conseil n’est pas seulement question d’efficacité, il contribue à la satisfaction des membres lors des réunions et à la qualité de leur expérience globale au sein du conseil.

Avantages

Si le processus de recrutement et de sélection des membres du conseil est bien mené, l’organisme bénéficiera d’un groupe de gens qui travailleront main dans la main à la bonne gouvernance et à la surveillance de l’organisme. Des perspectives différentes minimisent les risques de pensée de groupe et la responsabilité légale des membres puisque chacun d’entre eux apporte au conseil son cadre de référence, ses compétences et un authentique intérêt.

En tant que bénévoles de l’organisme, les membres du conseil bénéficieront d’une expérience plus enrichissante au sein d’une équipe engagée où l’on partage des objectifs communs. En investissant du temps et des efforts dans le recrutement et la sélection des membres de son conseil d’administration, l’organisme bénéficiera de l’impact positif d’un effort collectif qui perdurera longtemps après le départ de chacun d’entre eux.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.