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Conseils aux collecteurs de fonds : se concentrer sur une tâche à la fois, apprendre à dire non et rester soi-même!

Conseils aux collecteurs de fonds : se concentrer sur une tâche à la fois, apprendre à dire non et rester soi-même!

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Melanie Riley possède plus de 20 ans d’expérience en collecte de fonds et travaille présentement comme gestionnaire du développement au YMCA du sud-ouest de l’Ontario.

 

Melanie Riley

Parmi ses responsabilités, elle doit s’assurer que son organisme atteint un objectif annuel de collecte de fonds d’environ 250 000 $ sous forme de subventions et de contributions provenant de fondations. Elle travaille également à des campagnes reliées au financement avec les quelque 2500 employés de l’organisme, à des demandes de subvention ponctuelles et à des initiatives de fidélisation des donateurs.

Elle a libéré un petit moment dans son agenda chargé pour s’entretenir avec Alex Pryse, coordonnateur, engagement et liaison à Imagine Canada, et partager avec nous de sages conseils.

Alex Pryse : Selon vous, à quels genres de défis les collecteurs de fonds sont-ils confrontés aujourd’hui?

Melanie Riley : Je travaille dans ce domaine depuis longtemps, soit depuis plus de 20 ans dans différentes fonctions. La principale difficulté consiste à gérer le million de requêtes qui nous arrivent chaque jour. Il y a 10 ans, on a commencé à remettre en question le multitâche, autant dans les articles publiés que dans les conversations autour de moi. La réalité, c’est qu’il est impossible de se concentrer sur plusieurs choses à la fois et en même temps, de bien les accomplir. Après tout, c’est ce qui compte : bien faire son travail. J’ai été « multitâche » pendant des années sans vraiment y réussir.

C’est pourquoi j’essaie aujourd’hui de limiter le nombre de tâches que j’accepte. Tous les gens qui travaillent dans le secteur de la collecte de fonds veulent en faire beaucoup pour leurs organismes, plus que ce qu’ils peuvent réellement faire. C’est la raison pour laquelle nous choisissons le secteur sans but lucratif ; nous voulons faire le bien du mieux possible. Nous pensons pouvoir tout faire et en fin de compte, nous nous épuisons. C’est vraiment important d’être capable de dire non, et de se demander quel geste aura le plus grand impact. Comment puis-je utiliser mon temps de manière efficace pour le plus grand bien ? 

M’attacher à ce qui est réellement important au lieu de courir plusieurs lièvres à la fois pour atteindre le même résultat. Voilà ce qui a constitué pour moi une longue courbe d’apprentissage.

AP : Selon vous, sur quoi les collecteurs de fonds devraient-ils se concentrer?

MR : Le plus important est de créer des liens solides avec tous les donateurs : actuels, passés et ceux sur le point de concrétiser leur engagement. Vous avez sans doute entendu ça un million de fois, mais c’est ce qui compte. La plupart des organismes mettent beaucoup d’efforts pour recruter de nouveaux donateurs. En même temps, ils ne consacrent pas suffisamment d’énergie à fidéliser les donateurs existants et à bien communiquer avec eux. C’est sur ce dernier point que je me concentre. Inutile de rechercher des centaines de nouveaux donateurs quand on en a déjà suffisamment. 

AP : Quels sont les outils que vous utilisez pour collecter de fonds de manière efficace? 

MR : Nous utilisons Causeview comme base de données. Le fait d’avoir à portée de main les informations et les rapports de cette base de données facilite notre travail, enfin, si on la configure correctement. Causeview renferme certaines fonctionnalités uniques pour notre genre de travail. Ce qui est intéressant, c’est qu’elle est basée sur Salesforce. 

J’entretiens une relation d’amour-haine avec Excel et Outlook! Pour sa part, Adobe Acrobat Reader est très utile pour produire des rapports. Et j’utilise bien sûr également Connexion subvention

AP : Quel est le meilleur conseil ou truc que vous avez reçu en matière de collecte de fonds?

MR : Tout simplement qu’il est essentiel de rester soi-même. Peu importe le type de collecte de fonds, tout repose sur les relations entretenues avec les donateurs. Ils seront sensibles à une image de transparence et d’authenticité. Ils verront que vous êtes sincère et ouvert en présentant votre mission, et de quelle manière elle rejoint leurs intérêts. Nous croyons parfois à tort qu’il faut adopter une image professionnelle et stricte qui, souvent, ne nous ressemble pas. Les donateurs sentent que quelque chose cloche et en viennent à se demander si nous avons quelque chose à cacher.

AP : Quelle est la meilleure méthode de collecte de fonds que vous employez dans votre travail?

MR : Je réserve du temps au début et à la fin de la semaine pour passer à travers mon agenda. Au début de la semaine, je planifie mon calendrier pour les jours à venir en fonction de ce qui est prévu et de ce que je dois accomplir. Cela est extrêmement utile et m’oblige à être réaliste sur le temps qui sera requis pour accomplir toutes les tâches qui m’attendent. 

Je procède au même exercice à la fin de la semaine. Je consulte ce que j’ai effectué et ce qui devra en revanche être reporté à la semaine suivante. Je bloque même de l’espace-temps pour les imprévus. 

Cet exercice de planification facilite les tâches et permet d’y répondre plus rapidement. Si on me demande quelque chose qui n’est pas prévu, je peux dire tout de suite que « je n’ai pas le temps et que ce n’est pas une priorité. Mais que d’ici deux semaines, je peux le faire. » Cela contribue à faire avancer les choses beaucoup plus rapidement et à accorder la priorité à ce qui est absolument nécessaire.

AP : Vous avez d’autres bons trucs à partager avec nous ?

MR : Au fil de ma longue expérience, j’ai rédigé des documents de politiques, d’orientations et de processus. Nous nous cassons la tête pour rédiger des manuels de politiques et de procédures que personne ne va lire. Mon conseil : limiter les procédures à une seule page, parce qu’autrement, vous allez passer un temps fou à produire des documents que personne ne lira de toute façon. Vous serez alors revenu à la case de départ.

Rendez vos processus aussi simples que possible et ne créez pas d’interminables manuels de procédures parce que ça ne marche pas. 

AP : Merci, Melanie !

Les suggestions (en anglais) de Melanie en matière de collecte de fonds

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Nous avons modifié certaines réponses de Melanie dans le but de les clarifier et les abréger.

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