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Le Canada dénombre 170 000 organismes à but non lucratif (OBNL) se consacrant à une multitude de causes. Ces organismes comptent sur le dévouement de conseils d’administration formés de bénévoles qui les orientent dans la réalisation de leur mission. Des milliers de personnes siègent à des conseils d’administration d’OBNL, car il s’agit d’une expérience enrichissante, et d’une formidable façon de contribuer à la société. De nombreuses personnes ne sont toutefois pas conscientes des responsabilités et obligations découlant d’un tel rôle. 

Par exemple, les membres du conseil d’administration ou de la direction d’un OBNL sont tenus personnellement responsables d’observer les lois régissant le travail, ce qui pourrait impliquer de devoir payer des sommes dues au personnel, ou encore des pénalités administratives. Ces administrateur.trice.s pourraient également être accusé.e.s d’infractions pouvant entraîner des amendes ou une peine d’emprisonnement. Le fait de connaître vos obligations à titre de membre du conseil d’administration d’un OBNL peut donc vous aider à atténuer les risques éventuels.

Dans cet article, nous vous offrons quatre conseils permettant de vous prémunir contre de tels risques.  

#1 Connaître ses obligations

La première chose à faire consiste à comprendre à quel moment votre responsabilité personnelle entre en jeu, et pour quelles raisons. Les administrateur.trice.s ont une responsabilité liée aux obligations en matière d’emploi conférée en vertu de différentes lois. Ils ou elles peuvent notamment être tenu.e.s personnellement responsables au nom des types de lois suivants :

• Accessibilité
• Normes de l’emploi
• Santé et sécurité
• Droits de la personne
• Équité salariale

Dans certaines provinces, les membres de conseils d’administration ont également des responsabilités en vertu des lois régissant les organismes. Par exemple, en Ontario, selon la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif, les personnes siégeant à un conseil d’administration sont individuellement responsables de toute dette salariale ou indemnité de vacances impayée au personnel. Dans les autres provinces, cette responsabilité est prévue en vertu de la législation relative aux normes de l’emploi. 

Les membres de conseils d’administration sont également personnellement responsables des retenues salariales et fiscales, y compris les prestations du Régime de pensions du Canada (RPC) et d’assurance-emploi (AE), de même que les retenues d’impôt sur le revenu.

Il est donc recommandé de vous familiariser avec les responsabilités générales qui incombent à votre organisme à titre d’employeur. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de maîtriser le droit, il est essentiel d’avoir une idée générale des types de lois régissant votre organisme, pour être en mesure de cibler les signaux ou enjeux pouvant nécessiter un avis juridique. 

Vous devriez également veiller à ce que la haute direction de votre organisme soit sensibilisée à ses obligations, et qu’elle dispose de ressources lui permettant de les comprendre. En outre, n’oubliez pas de surveiller les modifications apportées à ces obligations. Puisque les lois en matière d’emploi évoluent constamment, vous devez être au fait des changements pouvant avoir une incidence sur votre organisme. 

#2 Solliciter un avis juridique avant d’embaucher des « prestataires de services externes »

Considérer à tort des employé.e.s à titre de prestataires de services externes peut entraîner d’importants risques liés à la responsabilité personnelle. De nombreux OBNL préfèrent attribuer les titres de « consultant.e.s » ou de « prestataires de services externes » aux tierces parties qu’ils rémunèrent. Ces statuts semblent souvent mieux s’arrimer à la structure financière de l’organisme, ou sont perçus comme un moyen efficace de réduire une partie de sa charge administrative. 

Toutefois, cette question n’est pas à prendre à la légère, car l’embauche d’une personne à titre de salariée ou de prestataire de services externe repose sur des obligations légales : un organisme ne peut pas simplement prendre une décision selon ce qui lui convient le mieux. Si vous avez embauché une personne à titre de prestataire de services externe, vous n’avez probablement pas versé de paiements au RPC ou à l’AE, retenu de l’impôt et payé des indemnités de vacances ou d’autres types de paiements législatifs. Si cette personne avait plutôt dû être embauchée comme salariée, l’organisme pourrait être tenu de verser tous ces paiements. De plus, l’organisme pourrait devoir payer d’importants intérêts et pénalités sur les versements au RPC et à l’AE, ainsi que sur les retenues d’impôt. Dans l’éventualité où un organisme ne pourrait s’acquitter de ces paiements, les membres du conseil d’administration et de la direction deviennent alors personnellement responsables des versements.

Un statut d’emploi erroné peut également vous exposer à des risques de poursuites, comme des recours collectifs, si plusieurs membres du personnel se sont vu attribuer à tort un statut d’emploi précis. 

Afin de minimiser les risques et de choisir le statut approprié, il vaut mieux solliciter un avis juridique avant de procéder à l’embauche d’une personne à titre de prestataire de services externe. 

#3 Assurer le suivi des activités financières de votre organisme

Dans la plupart des provinces, les administrateur.trice.s sont personnellement responsables des salaires et des indemnités de vacances impayés ainsi que des retenues à la source. Ils ou elles peuvent être responsables d’une dette envers le personnel jusqu’à concurrence de trois à six mois de salaire. Dans certaines provinces, les administrateur.trice.s peuvent également être personnellement responsables des indemnités de vacances accumulées sur une période pouvant aller jusqu’à 12 mois. Toutefois, des conditions préalables doivent généralement être remplies avant qu’un conseil d’administration soit tenu d’acquitter une dette. L’organisme doit notamment être dans l’incapacité de payer avant que le personnel puisse réclamer une dette de salaire ou des indemnités de vacances impayées à l’administration.

Lorsqu’une responsabilité personnelle incombe aux membres d’un conseil d’administration, celle-ci est généralement « conjointe et solidaire », ce qui signifie que chaque administrateur.trice est responsable de l’entièreté de la dette, mais également que le montant peut être acquitté individuellement ou collectivement par les membres. 

Par exemple, si un organisme a accumulé une dette de 10 000 dollars à l’égard de son personnel et que son administration compte cinq membres, l’ensemble de ces cinq membres est responsable de la somme due. Toutefois, le personnel peut faire exécuter le paiement par un.e administrateur.trice, ou encore par l’ensemble des membres du conseil d’administration, ce qui signifie qu’une seule personne pourrait être tenue de payer la totalité du 10 000 dollars. Il incomberait ensuite à cette personne de réclamer aux autres membres du conseil d’administration leurs contributions. Cette disposition permet au personnel de récupérer plus facilement les sommes dues.

En tant que membre d’un conseil d’administration, vous devez veiller à ce que les salaires du personnel soient versés et à ce que les cotisations au RPC et à l’AE ainsi que les retenues d’impôt soient remises à temps. Vous devez également vous assurer que votre organisme soit apte à effectuer ces paiements à long terme. Dans la mesure du possible, tout organisme devrait prévoir une réserve permettant de couvrir ces paiements pour une période minimale de trois mois. Bien que cela ne soit pas toujours possible, certains organismes tiennent en réserve une somme couvrant l’entièreté de la période de responsabilité de leurs administrateur.trice.s.

#4 Contracter une assurance responsabilité civile pour les membres d’un conseil d’administration ou de la direction

Enfin, vous devriez considérer souscrire une assurance responsabilité civile pour administrateur.trice.s et dirigeant.e.s (également appelée assurance A et D). Même si cette couverture n’offre généralement pas de protection en cas de délit, elle peut fournir une garantie en matière de responsabilité personnelle. Les conditions spécifiques qui régissent les assurances A et D peuvent varier, mais celles-ci couvrent généralement les frais judiciaires découlant d’une réclamation à l’endroit des membres d’un conseil d’administration ou de la direction, ainsi que toute somme devant être versée par les administrateur.trice.s et dirigeant.e.s. 

L’assurance A et D offre ainsi stabilité et paix d’esprit aux organismes, tout en favorisant le recrutement et la rétention d’administrateur.trice.s. Un conseil composé de personnes ayant une expertise particulière, par exemple en droit, en comptabilité ou en ressources humaines peut également s’avérer utile. Celles-ci peuvent offrir de précieux conseils à un organisme, mais il est possible qu’elles demandent que celui-ci souscrive une assurance A et D afin de siéger à son conseil d’administration. Si vous détenez déjà une assurance A et D, il est essentiel de revoir périodiquement la politique assortie afin de vous assurer qu’elle satisfait toujours aux besoins de votre organisme. 

Comprendre votre responsabilité personnelle

À titre d’administrateur.trice d’un conseil d’administration d’un OBNL, vous devez comprendre la notion de responsabilité personnelle et les dispositions à prendre pour minimiser les éventuels risques. Ce survol général de la question aura permis de souligner certains points clés à considérer. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour déchiffrer les obligations qui incombent à votre organisme, ou pour vous tenir au fait des changements apportés à celles-ci, consultez le site Web Compliance Works. Vous y trouverez également des ressources supplémentaires, et y découvrirez comment nous simplifions la conformité en matière de ressources humaines. Compliance Works offre des résumés actualisés et vulgarisés des exigences relatives au droit du travail partout au pays et vous informe des changements à venir.

Nos auteurs et autrices invité.e.s s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

Compliance Works a été cofondé par Lesha Vanderbij et Gayle Wadden. Lesha et Gayle sont toutes deux des avocates chevronnées possédant plus de 20 ans d’expérience dans les domaines du travail, de l’emploi et des régimes de retraite, de même qu’en recherche juridique.