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Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) : Ce que votre organisme doit savoir

Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) : Ce que votre organisme doit savoir

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La loi anti-pourriel du gouvernement fédéral, appelée Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) est entrée en vigueur le 1er juillet 2014. 

La LCAP est une loi qui vise à faire échec au pourriel en réglementant les types de messages électroniques qui peuvent être envoyés (et dans quelles circonstances) par les personnes, les entreprises et les organisations. Qualifiée de loi la plus rigoureuse du monde dans son domaine, elle est relativement complexe pour les entreprises à but lucratif, comme pour les organismes sans but lucratif. 

Cela fait trois ans que la période de grâce initiale a pris fin et certains organismes ne sont cependant toujours pas conscients des importantes conséquences de la LCAP pour le secteur, pour les interactions légalement autorisées avec vos donateurs et vos intervenants. Malgré sa sévérité, la LCAP exonère en fait les organismes de bienfaisance et sans but lucratif d’un grand nombre de ses restrictions – à charge pour les organismes de savoir où mettre les pieds et comment.

Principales exigences de conformité

La LCAP régit un large éventail d’activités qui peuvent se résumer à trois exigences fondamentales, pertinentes pour les organismes de bienfaisance et sans but lucratif, et qui sont détaillées dans le site Web du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC). 

  1. Consentement du destinataire à recevoir le courriel et preuve de ce consentement; 
  2. Divulgation dans chaque courriel de l’identité et des coordonnées de son expéditeur; 
  3. Inclusion dans le courriel d’un mécanisme d’exclusion accessible sans difficulté. 

En bref, ces exigences visent à vous empêcher d’envoyer du pourriel, des logiciels malveillants, des logiciels espions, de l’hameçonnage ou des renseignements frauduleux au public canadien par le biais de messages électroniques commerciaux (MEC). Elles s’appliquent à toutes les formes de prises de contact électroniques, comme les courriels, les messages textes et les médias sociaux. Elles ne s’appliquent pas aux appels téléphoniques ni au télécopieur à la popularité en chute libre. 

Le pourriel, selon la définition du gouvernement, comprend toutes les communications non sollicitées qui englobent la transmission non autorisée de données, l’installation de programmes informatiques sans consentement, les représentations électroniques fausses ou trompeuses (y compris les sites Web), l’enregistrement d’adresses — électroniques ou autres — sans permission, ou la collecte de renseignements personnels par des moyens illégaux.

L’application de la LCAP à votre organisme

Tout organisme de bienfaisance ou sans but lucratif au Canada qui envoie des messages par voie électronique doit se conformer à cette loi. 

Les messages électroniques « commerciaux » (par commerciaux, on entend tout ce qui a trait au versement d’une somme ou à l’échange de quelque chose de valeur) sont assujettis aux exigences de la LCAP. C’est également le cas même pour les organismes de bienfaisance enregistrés et les organismes sans but lucratif qui formulent une demande dans un MEC qui contient aussi la promotion d’un produit ou d’un service. 

Cela vous semble déroutant? Prenons un exemple.

Si vous sollicitez un don pour votre organisme caritatif qui œuvre dans la lutte contre la pollution des océans, mais si, dans le même courriel, vous vendez des bracelets en plastique récupéré dans les océans, vous devrez faire respecter les exigences de la LCAP par votre organisme, puisque ce n’est pas clair si, dans ce cas, la vente de ces produits est assimilable à une collecte de fonds. Si votre MEC ne contient que des photos de vos efforts de nettoyage de l’océan et si l’appel à l’action vise à mobiliser, vous êtes sain et sauf.  

Si vous souhaitez vous soustraire totalement au champ d’application de la LCAP, soyez prêt à séparer vos communications non « commerciales » de celles envoyées à d’autres fins. 

Bien que cela semble simple, si vous oubliez de le faire ou si vous commettez une erreur, votre organisme pourrait être passible de lourdes sanctions pouvant atteindre 10 000 000 $ par infraction.

Mieux vaut prévenir que guérir, n’est-ce pas? 

La difficulté consiste alors à faire la différence entre les exonérations et les exigences qui s’appliquent aux organismes sans but lucratif et caritatifs.

Quels types de MEC les organismes caritatifs sont-ils autorisés à envoyer en vertu de la LCAP?

Plusieurs exonérations de la LCAP sont avantageuses pour les organismes de bienfaisance et sans but lucratif. 

Messages de collecte de fonds
Si le but principal de votre message est de collecter des fonds pour votre organisme caritatif (comme c’est indiqué ci-dessus), rassurez-vous, vous n’avez pas à vous inquiéter au sujet des restrictions de la LCAP, y compris pour les messages électroniques envoyés au nom d’organismes de bienfaisance enregistrés. Les types de courriels de collecte de fonds peuvent être vos courriels de promotion des billets à un événement de collecte de fonds, comme un tournoi ou un gala, ainsi que votre bulletin d’information qui, bien que principalement consacré aux activités de votre organisme, peut également comporter une section où des dons sont sollicités. 

Communications quotidiennes
Celles-ci englobent tous les MEC entre les membres de l’équipe ou entre des représentants d’organismes en relation les uns avec les autres. En bref, dans vos communications banales de tous les jours, vous pouvez échanger des informations sans craindre de devoir vous conformer aux exigences de la LCAP. 

Demandes de renseignements organisationnelles
Vous avez également le droit de répondre à des demandes de renseignements provenant de particuliers ou d’organismes, ce qui vous permet donc de répondre directement à une demande, à une plainte, à des commentaires, etc. En revanche, comme c’est, là aussi, très limité, il vaut mieux toujours pécher par excès de prudence. 

Comment faire? En vous assurant de vous conformer systématiquement aux exigences de la LCAP, indépendamment de votre type de MEC — pour ne prendre aucun risque!

De plus, la LCAP est une loi qui n’exige que le strict minimum de la part des organismes de bienfaisance enregistrés et des organismes sans but lucratif. 

Si vous voulez valoriser votre image de marque et inspirer confiance à vos donateurs, vous devez absolument adopter les pratiques exemplaires. Si vous ne vous conformez pas à la LCAP — avec toutes les exonérations qu’elle vous accorde — votre organisme fera tache dans les boîtes de réception parmi tous les autres qui s’y conforment.

Comment respecter les exigences de la LCAP 

Comme cela a été indiqué ci-dessus, les règles de la LCAP comportent trois volets : le consentement, l’identification et l’option d’exclusion

Consentement

La principale exigence de la LCAP est l’obtention du consentement de vos lecteurs avant de leur envoyer vos communications. Les consentements appartiennent à deux types de catégories.

Le consentement exprès est le consentement donné délibérément, soit par écrit, soit en sélectionnant un bouton bascule pour s’abonner à vos communications. Ce type de consentement est valide jusqu’à ce que le destinataire le retire.

Important : L’abonné doit activer ce bouton bascule lui-même. Si vous fournissez des cases cochées d’avance, c’est une violation de la LCAP. 

Le consentement exprès, la plus simple de ces catégories, est peu ou pas propice aux erreurs ou aux malentendus. Celui-ci doit donc constituer le fondement de votre stratégie de consentement. 

Le consentement tacite, en revanche, est un peu plus complexe. Cette catégorie englobe les relations en cours depuis deux années pour lesquelles le consentement exprès n’est pas requis.

Les relations d’affaires aux termes de la LCAP sont des relations commerciales définies avec précision et qui s’appliquent principalement au secteur à but lucratif. 

Ce sont les relations privées en cours que les organismes sans but lucratif et caritatifs doivent connaître. Ces relations ont trait aux contributions — qu’elles soient monétaires, des dons en nature, des adhésions et même du travail bénévole effectué au cours des deux dernières années. 

Par exemple, si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré et si votre destinataire a fait un don à votre cause, ce dernier a donné un consentement tacite valide pendant une période de deux ans à dater du jour du don (c.-à-d. le début de la relation). Si vous êtes un club ou une association, la même logique s’applique à vos membres, mais à une différence cruciale près. Votre membre vous donne son consentement tacite qui est valide pendant la durée de son adhésion et qui le demeure pendant deux années après la fin de son adhésion

Le défi auquel les organismes font face est de pouvoir suivre le rythme d’une base de données croissante d’abonnés qui ont donné leur consentement tacite. Savez-vous avec certitude que chaque personne est identifiée et classée dans le bon segment? Risqueriez-vous des amendes en vertu de la LCAP?

C’est la raison pour laquelle l’obtention du consentement exprès, même si un consentement tacite existe en raison de la relation en cours, est toujours une pratique exemplaire. 

Identification

Quand vous envoyez un MEC, vous devez vous identifier explicitement et inclure toutes les coordonnées pertinentes. Ce sont habituellement le nom de l’expéditeur, son adresse de courriel, le nom de son organisation, son site Web, son numéro de téléphone et l’adresse physique. La majorité de ces renseignements sont contenus dans le bas de page des courriels ou dans votre signature de courriel. Mais si vous trouvez que ces renseignements prennent trop de place pour les inclure dans le corps d’un bref MEC (médias sociaux, message texte, etc.), vous pouvez fournir un lien vers une page Web qui conduira à ces renseignements. Assurez-vous simplement que ce lien est bien en vue. 

Option d’exclusion

Votre MEC doit comporter une option d’exclusion à la fois visible et d’accès facile. Cette option se trouve elle aussi, dans la plupart des cas, en bas de page de votre courriel (le type de MEC le plus courant), avec un lien qui indique « désabonnez-vous en cliquant ici ».

6 pratiques exemplaires de conformité à la LCAP 

La LCAP est impressionnante, surtout pour les organismes de bienfaisance et sans but lucratif qui ont poursuivi leurs activités en toute innocence, sans s’en soucier. Même sans aucune intention malveillante, si vous vous écartez du droit chemin, vous risquez de lourdes amendes.

Suivez ces six conseils pour avoir l’esprit tranquille. En prime, ils créeront une meilleure expérience pour vos destinataires et ils rationaliseront votre flux de travail!

  1. Demandez toujours, sans exception, le consentement exprès

    Comme cela a été expliqué ci-dessus, vous recevrez un consentement tacite dans de nombreux cas. En revanche, à long terme, vous vous exposez à passer des heures à purger votre base de données pour vous assurer que toutes les personnes pour qui la période de grâce de deux ans est écoulée ne reçoivent plus vos courriels. 

    Au contraire, le consentement exprès relève du modèle « paramétrez et oubliez », valide jusqu’à ce que le destinataire annule son abonnement. Donc, au lieu de consacrer votre attention aux personnes dont le consentement expire ou qui ne veulent plus figurer sur votre liste, configurez, sur votre site Web ou vos formulaires de demande de don, un système de consentement facile pour recevoir vos communications par courriel. 

  2. Permettez à vos destinataires de se désabonner le plus facilement possible de vos courriels
    Même si les MEC que vous envoyez ne relèvent pas de la LCAP, vous devriez toujours avoir un bouton d’exclusion bien en vue pour vos lecteurs. Même si cela peut sembler paradoxal d’aider les gens à couper les liens avec votre organisme caritatif, si votre liste de diffusion est longue et si peu de personnes ouvrent vos communications ou y réagissent, vous nuirez à votre crédibilité d’expéditeur et vos courriels seront plus fréquemment classés comme du pourriel. De plus, si vous compliquez le désabonnement pour vos lecteurs, vous risquez de perdre leur confiance et de leur donner une piètre opinion de votre organisme. 
  3. Segmentez vos listes de diffusion
    Bien que certains partisans loyaux aiment recevoir des mises à jour quotidiennes sur les activités de votre organisme, tous ne sont pas dans ce cas. Si vous envoyez les mêmes courriels à toutes les personnes de votre base de données, vous constaterez une hausse des désabonnements qui, elle aussi, fait du tort à votre réputation. Analysez vos courriels en profondeur, cernez les tendances pour savoir qui ouvre quoi et commencez à créer des groupes distincts en vous fondant sur les préférences de vos destinataires en matière de communication. Plus votre organisme est important, plus vos segments devraient être nombreux, ce qui vous permettra d’obtenir des renseignements plus nombreux de votre base de données.
  4. Respectez les préférences en matière de communication et de fréquence
    En plus de recueillir le consentement exprès, vous pouvez chercher à connaître les préférences de vos destinataires sur le plan de la fréquence et de la méthode de communication. Conformément à une pratique exigée de la part des organismes de bienfaisance et sans but lucratif agréés par Imagine Canada (Norme C1), les organismes devraient demander aux donateurs s’ils préfèrent les communications par téléphone, courrier ou courriel et à quelle fréquence (c.-à-d. une fois par semaine ou par mois). Cela vous permet d’éviter les désabonnements, mais aussi de démontrer à vos donateurs que leurs besoins et leurs préférences vous importent.
  5. Utilisez votre courriel personnel pour les communications personnelles
    Incitez votre personnel, les bénévoles, les membres du conseil d’administration — quiconque utilise l’adresse de courriel de votre organisme — de configurer une adresse de courriel personnelle, s’ils ne l’ont déjà fait. Cela évitera d’envoyer des courriels non indispensables ou l’envoi de courriels personnels en provenance de votre organisme, ce qui risque de faire fi de la LCAP.
  6. Informez-vous en permanence sur la conformité à la LCAP 
    L’information joue un rôle important pour essayer de se conformer à la Loi, pas seulement votre information, mais également celle de votre équipe. Assurez-vous que chacun est au courant des processus que vous avez mis en place pour obtenir le consentement et connaît les limites à respecter pour l’envoi de courriels par votre organisme de bienfaisance ou sans but lucratif. Enfin, tenez-vous au courant de la législation pour vous assurer que d’éventuelles modifications dont vous devez tenir compte n’échappent pas à votre vigilance. 

Si vous avez d’autres questions au sujet de la LCAP et de son application à votre organisme, veuillez consulter les lignes directrices du CRTC.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

Narratrice de nature et organisatrice par tradition familiale, Sam prend tout autant plaisir à créer du contenu informatif qu’à coder des tableurs en couleurs. En tant que directrice de la commercialisation de Keela, un logiciel canadien de gestion des donateurs (gestion des relations-clients), elle est toujours à l’affût de nouvelles méthodes innovantes pour informer les organismes sans but lucratif et pour les aider à optimiser leur impact.

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