Imagine Canada

Pour la cause. Pour la communauté.

Les demandes de financement vues par un bailleur de fonds : First West Foundation

Jeudi, 28 Août, 2014
Bulletin mensuel sur la recherche de subventions

Vous êtes-vous déjà demandé ce que pensent réellement les bailleurs de fonds? Au cours des prochains mois, l’équipe de Connexion subvention passera en entrevue plusieurs représentants pour apprendre ce qui distingue une bonne demande de financement, les raisons pour refuser une demande et les moyens pour améliorer vos efforts de financement (selon eux!).

Pour donner le coup d’envoi à notre série d’entrevues, nous nous sommes entretenus avec Seline Kutan, directrice générale, et Kim Davies, coordonnatrice, de la First West Foundation. Cette dernière est la branche caritative de la First West Credit Union, la troisième coopérative de crédit en importance en Colombie-Britannique. Pendant la conversation, nous avons exploré le processus de prise de décision de la Fondation, discuté des façons dont les organismes de bienfaisance peuvent améliorer leurs demandes de financement et les plus grands irritants en la matière. Voici les extraits les plus pertinents de notre discussion.

Parlez-nous un peu de votre fondation et de votre travail.

Nous avons 11 fonds de dotation permanents pour appuyer différentes causes dans différentes régions géographiques. La raison en est que First West Credit Union mène ses activités selon un modèle réunissant plusieurs marques locales. Ainsi, elle regroupe Envision Financial dans les régions du Lower Mainland et de Kitimat, Valley First dans les régions d’Okanagan, de Similkameen et de Thompson Valley, ainsi que Enderby & District Financial dans la région d’Enderby. Un fonds est associé à chacune de ces marques afin de soutenir des organismes caritatifs dans les régions respectives. En même temps, les organismes ne peuvent faire des demandes qu’au fonds attribué à leur région. Outre les fonds régionaux, nous en comptons plusieurs autres créés par des présidents-directeurs généraux lors de leur départ à la retraite ou par des membres de la coopérative. En ce sens, nous fonctionnons comme une fondation communautaire.

Pourrez-vous décrire votre processus de présentation des demandes?

Notre processus de présentation des demandes comporte deux volets. Tout d’abord, nous prenons connaissance du projet, souvent par téléphone, parfois par courriel. La conversation n’est pas nécessairement exhaustive. Il se peut qu’après une discussion de 20 minutes au téléphone nous soyons en mesure de conclure que ce projet correspond à nos objectifs de financement et que l’organisme a des chances d’obtenir du financement provenant d’un de nos fonds. À ce moment, nous inscrivons l’organisme sur une liste d’attente. Tous les organismes inscrits à cette liste seront invités à faire une demande de financement. Nous leur envoyons le formulaire de demande et leur donnons une bonne idée du montant qu’ils peuvent demander pour qu’ils n’hésitent pas entre 5 000 $ ou 50 000 $.

D’ailleurs, nous ne faisons pas qu’attendre que les organismes de bienfaisance nous appellent, nous allons également vers eux. Nous avons le mandat d’appuyer des organismes et des projets dans toutes les collectivités desservies par notre coopérative. Cela peut s’avérer tout un défi, car certaines de ces collectivités sont très petites et seulement une poignée d’organismes caritatifs y sont présents.

Comment évaluez-vous les demandes pour choisir celles qui seront retenues?

Nous les soumettons à un processus d’évaluation et leur attribuons des points. Les critères d’évaluation sont pondérés. Ainsi, la moitié des points est attribuée à l’impact du projet dans la collectivité, mais nous tenons compte aussi d’autres critères comme la viabilité de l’organisme, depuis combien de temps il est actif dans la collectivité et sa situation financière.

Nous regardons également les possibles liens entre l’organisme et la coopérative. Ceux qui sont aussi clients de notre coopérative ou entretiennent d’autres liens avec nous, par exemple si des employés de la coopérative font du bénévolat pour cet organisme ou si un des défenseurs de la cause travaille pour nous, reçoivent quelques points en boni.

De plus, nous accordons la priorité aux organismes caritatifs qui n’ont pas reçu de financement de nous au cours des deux dernières années, puisque notre conseil d’administration nous a mandatés de répartir notre financement parmi autant d’organismes caritatifs que possible dans nos collectivités.

Ensuite, nous faisons une recommandation quant à la distribution des fonds au comité de financement du fonds de dotation en question. Les membres du comité sont les premiers à étudier la demande. S’ils acceptent la recommandation, cette dernière est présentée au conseil d’administration. C’est en raison de ces différentes étapes du processus que plusieurs mois se passent avant que nous ne pussions informer les organismes du statut de leur demande. L’an dernier, nous avons reçu 91 demandes provenant d’organismes invités à soumettre leur proposition, et nous en avons retenu 39.

Quelles sont les principales raisons pour refuser une demande?

Une des raisons les plus importantes pour refuser une demande est que l’impact du projet dans la collectivité est faible comparativement à d’autres projets proposés. Nous disons bien « comparativement à d’autres projets proposés » parce que tout dépend des demandes que nous recevons dans une année. Nous les comparons entre elles au lieu de les évaluer seulement en fonction de cette idée très floue qu’est l’impact idéal dans la collectivité.

Nous refusons aussi des demandes parce que les organismes ne répondent pas clairement aux questions. Nous avons un échéancier établi pour évaluer les demandes, alors, si la réponse à une question demeure vague, nous n’avons pas nécessairement le temps de communiquer avec l’organisme pour obtenir des détails.

Finalement, nous devons refuser des demandes parce que nous en recevons un trop grand nombre de la part d’organismes qui desservent la même collectivité. Si la demande d’un organisme fait partie du lot excédentaire et est refusée, nous communiquerons avec l’organisme l’année suivante. S’il a toujours besoin de financement pour la réalisation de son projet, nous l’invitons à soumettre à nouveau sa demande en mettant seulement à jour les chiffres du budget de la demande présentée l’année précédente.

Donnez-vous des explications aux organismes caritatifs dont la demande est refusée?

Oui, tout à fait. Il y a deux ans, nous avons commencé à inclure plus de détails dans nos lettres de refus, surtout dans celles envoyées aux organismes qui n’ont pas atteint le seuil de notre évaluation. Ainsi, nous voulions éviter qu’ils continuent à soumettre leur demande et utilisent leurs ressources inutilement.

Les organismes ayant essuyé un refus communiquent aussi avec nous par téléphone ou par courriel pour obtenir davantage d’explications, et cela nous fait plaisir de leur parler de notre processus et de les aider à bien comprendre les raisons du refus de leur demande. Ceci étant dit, plus souvent que non, c’est tout simplement une question de disponibilité de fonds.

Offrez-vous du financement pour couvrir les coûts de fonctionnement?

Oui, nous offrons un soutien pour défrayer les coûts de fonctionnement en lien avec les programmes pour lesquels un organisme soumet une demande de financement, mais les organismes doivent présenter un budget de programme séparément de leur budget général. Nous n’avons pas établi de montant maximum pour ces dépenses. Afin de décider si la demande est raisonnable, nous l’évaluons en fonction d’autres propositions que nous avons reçues. Je ne pense pas avoir les compétences pour déterminer un montant maximal pour ces dépenses, elles dépendent de tellement de facteurs : la nature du programme, l’objectif que l’organisme souhaite atteindre, le lieu des activités et le nombre de bénévoles qui viennent appuyer le programme, comparativement à d’autres programmes qui fonctionnent sans bénévoles.

Souhaitez-vous ajouter d’autres choses que nos lecteurs devraient savoir?

Nous encourageons vraiment les organismes caritatifs à communiquer avec la Fondation pour poser des questions! Si nous avons une idée du projet, nous serons en meilleure position pour aider l’organisme à le faire avancer, permettant à l’organisme d’inclure les bons éléments dans sa demande, ce qui l’aidera à l’étape d’évaluation.

Nous appelons également les organismes à remplir les demandes au complet, c’est-à-dire à lire et à suivre attentivement les directives. Par exemple, nous recevons souvent des demandes sur lesquelles on a omis d’inscrire l’adresse postale complète de l’organisme dans l’espace intitulé « Adresse postale complète de l’organisme ». L’exemple semble peut-être anodin, mais de telles situations créent du travail pour nos employés. C’est l’organisme qui est le mieux placé pour fournir la bonne adresse, surtout lorsqu’il maintient plusieurs bureaux.

Dans un autre ordre d’idées, nous recevons souvent des demandes qui comprennent des réponses passant complètement à côté des questions. Il y a bel et bien une réponse, mais elle n’a que très peu de liens avec la question que nous avons posée. Je crois que, dans de tels cas, le demandeur n’a tout simplement pas compris la question et aurait dû communiquer avec nous pour nous demander ce que nous souhaitons savoir en posant cette question. Souvent, un appel ou un courriel est suffisant pour faire dissiper toute confusion, mais peu de demandeurs profitent de cette possibilité.

Enfin, nous essayons de maintenir un processus d’évaluation équitable. C’est pourquoi, à l’étape de la présentation des demandes, nous demandons aux organismes de soumettre seulement la demande de financement remplie accompagnée des états financiers. Cependant, beaucoup de demandeurs nous envoient aussi d’autres documents, comme des lettres de recommandations, que nous sommes obligés de rejeter.

Le meilleur conseil que je peux donner aux organismes caritatifs est de lire attentivement le formulaire de demande, du début jusqu’à la fin, avant de commencer à le remplir et de prendre note de toutes les questions qui ne semblent pas claires, puis de communiquer avec nous pour comprendre la nature de l’information que nous souhaitons obtenir.

J’aimerais conclure en rappelant aux organismes que nous, comme bailleur de fonds, souhaitons appuyer les programmes qui auront le meilleur impact dans la collectivité. Donc, expliquez-nous le besoin auquel répond votre programme! Oui, nous devons en connaître la nature et comment vous allez le mettre en place, mais avant tout, c’est la raison pour laquelle vous devez mener ce programme qui décidera du financement.

Pour en apprendre plus sur la First West Foundation, visitez son site Web à www.firstwestfoundation.ca. Ses employés seront aussi très heureux de discuter avec vous au téléphone, alors n’hésitez pas à les rejoindre au 604-539-5867.

.

Back to Blog Retour au blogue

Ajouter un commentaire

Ce billet de blogue a ete publie dans le Bulletin mensuel sur la recherche de subventions, le bulletin electronique de Connexion subvention. Pour recevoir des conseils pour collecter des fonds, d’articles de blogues, et d’entrevues avec des bailleurs de fonds, abonnez-vous a ce bulletin d’information gratuit!!

Nos partenaires nationaux

  • great west life
  • Lawson Foundation
  • Muttart Foundation
  • RBC Foundation
  • Suncor
  • TD Bank
  • investors group

En savoir plus sur nos partenaires nationaux et autres commanditaires.

Numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance : 119218790 RR0001